Podjetja, ki redno dobivajo javne razpise, niso tista, ki se jih najbolj odzovejo. So tista, ki se jih odzovejo bolje, ker vnaprej vedo, kaj bo izšlo.
Strateško spremljanje javnih razpisov ni goljufija. To je zakonita in nujno potrebna gospodarska obveščevalna dejavnost.
Razumevanje ciklusa javnega nakupovanja
Javni razpis ne pada z neba. Je rezultat procesa, ki se začne mesece pred objavo:
-
Sprejet proračun (konec leta N-1) — občinski/pokrajinski svet sprejme proračun za naslednje leto. Naložbe se identificirajo v tej fazi.
-
Načrtovanje nabav (januar-marec) — nabavni oddelek načrtuje razpise leta. Nekatere institucije objavijo "obvestilo o predhodni informaciji" na BOAMP.
-
Pisanje specifikacij (2-3 mesece pred objavo) — tehnični oddelek definira potrebe, pravni oddelek piše dokumentacijo za javni razpis.
-
Objava — razpis je objavljen. Rok za oddajo ponudb: 30-45 dni v formaliziranem postopku, včasih 15 dni pri MAPA.
-
Analiza in dodelitev (1-3 mesece po zaključku).
Če se prijavite šele v 4. fazi, ste zamudili 80 % dela za pozicioniranje.
Brezplačni viri spremljanja
Proračuni institucij — sklepi občinskih in pokrajinskih svetov so javni. Naštevajo naplavirane naložbe. Preberite zapisnike na spletnih straneh vaše občine in pokrajine.
Obvestila o predhodni informaciji — javni nakupovalci lahko objavijo obvestilo o predhodni informaciji na BOAMP, da najavijo prihajajoče razpise. To je jasen signal: razpis bo prišel v 3-6 mesecih.
Lokalni tisk — projekti urejanja, gradnja javnih objektov, prenove šol se najavijo v lokalnem tisku pred javnim razpisom. Naročite se na lokalni časopis vaše delovne regije.
Strokovne mreže — CCI, CMA, panožne federacije. Informacije krožijo v mreži dolgo pred uradno objavo.
Plačljivi viri spremljanja (in njihova vrednost)
Agregacijske platforme — France Marchés, WanMarket, Vecteur Plus. Zbližejo obvestila vseh vrst nakupovalcev in vam pošljejo osebna opozorila. Naročnina: 50-200 evrov/mesec.
Splača se, če se prijavite na več kot 5 razpisov letno. Sicer je ročno spremljanje dovolj.
Réseau Booster — modul Javni razpisi centralizira in filtrira razpise po dejavnosti in geografiji z obvestili v realnem času. Prednost: filtriranje je prilagojeno za mikro/mala podjetja, ne za velike koncerne.
Proaktivni pristop: seznanitev nakupovalcev
Najefikasneja in najmanj prakticirana tehnika pri malih podjetjih: obisk javnih nakupovalcev PRED objavo.
To ni vplivna trgovina. To je sourcing. In javni nakupovalci to želijo: morajo poznati tržno ponudko, da napravijo realistične specifikacije.
V praksi:
- Identificirajte javne nakupovalce v vaši regiji (občine, združenja občin, bolnišnice, gimnazije)
- Zahtevajte sestanek s tehnično službo ali nabavno službo
- Predstavite svoje podjetje, kompetence, reference
- Vprašajte, ali imajo projekte v vaši delovni sferi
Ne boste v prednosti pri dodelitvi (postopek to prepoveduje), a boste pripravljeni na dan objave. Poznali boste kontekst, omejitve, prava pričakovanja. To se vidi v vaši ponudbi.
Organizacija spremljanja v 30 minutah na teden
- Ponedeljek zjutraj: pregled BOAMP in vaših opozoril na platformah (10 min)
- Sreda: hitro branje lokalnega tiska in nedavnih občinskih sklepov (10 min)
- Petek: pregled identificiranih razpisov, odločitev o prijavi, načrtovanje pisanja (10 min)
30 minut na teden. To je cena učinkovitega spremljanja. Donosnost enega samega dobljenih razpisa upravičuje leta spremljanja.
Pri javnih razpisih je informacija konkurenčna prednost. Tisti, ki jo aktivno iščejo, pogosteje zmagujejo kot tisti, ki pasivno čakajo.