Moj računovodja mi je nekoč rekel: "Stranke, ki jih izgubim, niso tiste, ki bankrotirajo. So tiste, ki bankrotirajo zaradi napak, ki bi jih lahko izognil, če bi jih videl prej." Imel je prav. Večina računovodskih problemov mikropodjetij ni tehnična — so vedenjske narave.
Napaka 1: Mešanje osebnega in poslovnega računa
To je napaka številka 1 po pogostosti. Ustanovitelj uporablja svojo osebno kartico za plačilo dobavitelju, nakaže ček stranke na osebni račun, izvede nakazilo med obema računoma brez dokazila.
Rezultat: ob sestavljanju bilance je računovodja prisiljen ure in ure razpletat operacije. DDV je izračunan napačno. Davčni organ lahko v primeru kontrole rekvalificira premike kot osebne dvige in izda odločbo o dodatnem plačilu.
Rešitev: poslovni bančni račun namenjen izključno poslu že na dan 1. Vse poslovne izdatke in prihodke vodite prek tega računa. Če ste osebno napredovali denar za poslovni izdatek, naredite pravilno poročilo o stroških.
Napaka 2: Neplačevanje rezerv za socialne prispevke
V mikropodjetju je preprosto: prispevki so sorazmerni s prometom, plačujete jih sproti. Toda v družbi (d.o.o., d.d.), so socialni prispevki vodje podjetja zahtevani z letnim zamikom, na podlagi dohodka iz leta N-1.
Konkretno: prvo leto plačate obvezni minimalni prispevek (približno 1 100 evrov). Drugo leto ZZZS regularizira glede na vaš dejanski dohodek. Če ste si prvo leto izplačali 40 000 evrov, lahko regularizacija doseže 15 000 evrov naenkrat.
Rešitev: vsak mesec rezervirajte 40 do 45 % vaše direktorske plače na ločen varčevalni račun. Ko pride zahtevek za regularizacijo, je denar že tam.
Napaka 3: Pozabiti na zbrano DDV
Izdajate račun za 1 200 evrov z DDV. Vaša stranka vam plača 1 200 evrov. Porabite 1 200 evrov. Problem: 200 evrov od teh 1 200 vam ne pripada — to je DDV, ki ga morate vrniti državi.
To je klasična past: porabiti denar za DDV, ne da bi se tega zavedali. Ko je čas za prijavo, morate denar odstraniti in ga že ni tam.
Rešitev: takoj po prejemu plačila prenesete znesek DDV (16,7 % od zneska z DDV pri stopnji 20 %) na ločen račun. Nikoli se ne dotikajte tega denarja.
Napaka 4: Razvrščanje dokazov enkrat letno
"Vse bo dane računovodniku v januarju." Stavek, ki posodi vse strokovnjake za računovodstvo. Ker v januarju vam manjka polovica računov, ne spomnite se več, kaj predstavlja ta ali oni dohodek, in računovodja mora ugibati.
Rešitev: skenirajte ali fotografirajte vsak dokaz istega dne (aplikacije kot so Dext, Pennylane ali Indy to storijo v 10 sekundah). Razvrsti po mesecih. Pošlji računovodniku vsaj četrtletno.
Napaka 5: Neupoštevanje razlike med rezultatom in denarnim tokom
"15 000 evrov računovodskega dobička, toda brez denarja na računu." To je popolnoma mogoče in se dogaja ves čas. Računovodski rezultat vključuje izdane račune, ki še niso plačane, stroške, ki so v računovodstvu, vendar še niso plačani, in amortizacijo, ki ne ustreza nobenemu gibanju gotovine.
Rešitev: ločeno spremljajte svoj rezultat (s svojim računovodnikom) in vaš denarni tok (s svojim bančnim izpiskom in načrtom likvidnosti). To sta dve različni informaciji in obe sta potrebni.
Napaka 6: Izbira računovdje le na podlagi cene
Računovodja za 80 evrov na mesec, ki samo vpisuje podatke in dela bilanco, je tveganje. Računovodja za 200 evrov na mesec, ki vas opozarja na vaš denarni tok, optimizira vašo plačo in vas spremlja pri vaših odločitvah, je naložba.
Rešitev: izberite računovodnjo, ki razume mikropodjetja (ne pisarne, ki se največkrat ukvarjajo s podjetji s 50 zaposlenimi), ki je odziven in ki ima vlogo svetovalca, ne le tehnika.
Računovodstvo ni nujna zla. To je instrument vodenja. Podjetniki, ki uspevajo, so tisti, ki si vsak mesec ogledajo svoje številke.