Môj účtovný mi raz povedal: "Klientov, ktorých stratím, nie sú tí, ktorí zbankrotujú. Sú to tí, ktorí zbankrotujú kvôli chybám, ktorým som mohol predísť, ak by som ich videl skôr." Mal pravdu. Väčšina účtovných problémov malých podnikov nie je technická — sú behavioral.
Chyba 1: miešanie osobného a obchodného účtu
Je to chyba číslo 1 v poradí frequency. Tvorca používa svoju osobnú kartu na zaplatenie dodávateľa, vyberie si šek od zákazníka na svoj osobný účet, robí prevod medzi dvoma účtami bez dokladu.
Výsledok: v čase výkazu ziskov a strát účtovný venuje hodiny rozvracaniu operácií. DPH je zle vypočítaná. Daňová správa, v prípade kontroly, preformuluje pohyby ako osobné výbery a upraví.
Riešenie: profesionálny bankový účet vyhradený od prvého dňa. Všetky obchodné výdavky prechádzajú cez tento účet, všetky príjmy tiež. Ak si nárokujete osobný výdavok vopred, urobte si správu o cestovných nákladoch v náležitej forme.
Chyba 2: neprovisovať sociálne poplatky
V mikropodnikateľstve je to jednoduché: poplatky sú úmerné tržbám, platíte ich priebežne. Ale v spoločnosti (s.r.o., a.s.), sociálne príspevky riaditeľa sa volajú s jednoročným skesnutím, na základe príjmu N-1.
Konkrétne: vašom prvom roku platíte minimálny paušál (približne 1 100 eur). V druhom roku URSSAF reguluje podľa vášho skutočného príjmu. Ak ste si v prvom roku poslali 40 000 eur, regulácia môže dosiahnuť 15 000 eur naraz.
Riešenie: mesačne si provisuje 40 až 45% vašej výplaty manažéra na dedikovaný sporiaci účet. Keď príde výzva na reguláciu, peniaze sú tam.
Chyba 3: zabudnúť na zbravanú DPH
Fakturujete 1 200 eur s DPH. Váš zákazník vám zaplatí 1 200 eur. Minúť 1 200 eur. Problém: 200 eur z týchto 1 200 vám nepatrí — je to DPH, ktorú musíte vrátiť štátu.
Je to klasická pasca: minúť peniaze na DPH bez toho, aby ste si to uvedomili. V čase vyhlásenia musíte peniaze vybrať a už ich tam nie sú.
Riešenie: hneď po prijatí platby preneste sumu DPH (16,7% z celkovej sumy pri sadzbe 20%) na samostatný účet. Nikdy sa k týmto peniazom nedotkýnajte.
Chyba 4: triedenie dokladov raz za rok
"Všetko sa dá účtovnému v januári." Veta, ktorá vzbudzuje strach všetkým audítorom. Pretože v januári vám chýba polovica faktúr, nepamätáte si, čo predstavuje taký debet, a účtovný musí uhádnuť.
Riešenie: naskenujte alebo si vezmi foto každého dokladu v ten istý deň (aplikácie ako Dext, Pennylane alebo Indy to urobia za 10 sekúnd). Trieďte podľa mesiacov. Pošlite svojmu účtovnému aspoň raz za štvrťrok.
Chyba 5: nerozlišovať medzi výsledkom a likviditou
"15 000 eur počtovného zisku, ale žiadne peniaze na účte." Je to úplne možné a stáva sa to na dennej báze. Účtovný výsledok zahŕňa faktúry vydané, ale ešte neinkasované, náklady zaúčtované, ale ešte nezaplatené, odpisy, ktoré nezodpovedajú žiadnemu pohybu hotovosti.
Riešenie: sledujte oddelene svoj výsledok (s vašim účtovným) a svoju likviditu (so svojim bankovým výpisom a svojím plánom likvidity). Sú to dve rôzne informácie a obe sú potrebné.
Chyba 6: výber účtovného podľa ceny
Účtovný za 80 eur mesačne, ktorý robí iba vstup a výkaz ziskov a strát, je riziko. Účtovný za 200 eur mesačne, ktorý vás upozorní na vašu likviditu, optimalizuje vašu výplatu a sprevádzajú vás vo vašich rozhodnutiach, je investícia.
Riešenie: zvoľte si účtovného, ktorý rozumie malým podnikom (nie kanceláriu, ktorá sa zaoberá hlavne stredne veľkými podnikmi s 50 zamestnancami), ktorý je reaktívny a ktorý hrá úlohu poradcu, nie iba technika.
Účtovníctvo nie je potrebné zlo. Je to navigačný nástroj. Podnikatelia, ktorí uspejú, sú tí, ktorí sa pozerajú na svoje čísla každý mesiac.