Az egyik nap a könyvelőm azt mondta: „Azok a klienseim, akiket elveszítek, nem azok, akik csődbe mennek. Hanem azok, akik olyan hibák miatt mennek csődbe, amelyeket megelőzhettem volna, ha megfelelő időben meglátom őket." Igaza volt. A kisvállalatások könyvelési problémáinak többsége nem technikai — hanem viselkedésbeli.
1. hiba: személyes és üzleti számlák összekeverése
Ez az 1. számú hiba a gyakoriság szerint. Az alapító személyes kártyájával fizeti meg a szállítót, készpénz ügyfélcsekket személyes számlájára, átutalmény a két számla között igazolás nélkül.
Eredmény: a mérleg időpontjában a könyvelő órákat tölt az ügylet szétszálogatásával. Az ÁFA rosszul van kiszámítva. Az adóhatóság vizsgálat esetén az mozgásokat személyes felvételekként minősíti át és korrekciót végez.
Megoldás: egy dedikált üzleti bankszámla az 1. naptól. Az összes üzleti kiadás ezen a számlán keresztül történik, az összes bevétel is. Ha személyes kiadásra fordít, készítsen szabályos költségjelentést.
2. hiba: szociális járulékok nem szedése
Mikrovállalatban ez egyszerű: a járulékok arányosak az éves forgalommal, ezeket folyamatosan kifizetik. Azonban társaságban (SARL, SAS) az ügyvezető szociális járulékai egy év késéssel kerülnek meghívásra, az N-1 bevétel alapján.
Gyakorlatban: az első évben egy minimális díjat fizetünk (körülbelül 1100 euró). A második évben az URSSAF a tényleges bevétel alapján rendezi. Ha az első évben 40 000 eurót vont ki ügyvezető bérként, a kiegyenlítés egyetlen lépésben 15 000 eurót is elérhet.
Megoldás: minden hónapban szedj meg 40-45%-ot az ügyvezető fizetésedből egy dedikált megtakarítási számlán. Ha az egyenlítési felhívás megérkezik, az pénz már ott van.
3. hiba: beszedett ÁFA elfelejtése
1200 eurót számlázol ÁFA-val. Az ügyfeled 1200 eurót fizet. 1200 eurót költ. Probléma: ez az 1200-ból 200 euró nem a tiéd — ez az ÁFA, amelyet az államnak vissza kell adnod.
Ez a klasszikus csapda: az ÁFA pénzét úgy költöd el, hogy nem veszed észre. A bejelentés időpontjában az pénzt ki kell húzni és már nincs ott.
Megoldás: fizetés után azonnal utalja az ÁFA összeget (a 20%-os szinthez tartozó bruttó 16,7%-ot) egy külön számlára. Soha ne érintsd meg ezt a pénzt.
4. hiba: bizonylatok osztályozása egyszer egy évben
„Minden januárban jut majd a könyvelőhöz." A mondat, amely minden könyvelőt megriaszt. Mert januárban hiányoznak a számlák fele, nem emlékszik, mit jelent ez a megterhelés, a könyvelő pedig találgatnia kell.
Megoldás: olvassa be vagy fényképezze meg az egyes bizonylatokat ugyanazon a napon (az olyan alkalmazások, mint a Dext, Pennylane vagy Indy, ezt 10 másodperc alatt megtöltik). Osszá fel hónapok szerint. Legyen a könyvelődhöz szállítva negyedévenként legalább egyszer.
5. hiba: eredmény és likviditás megkülönböztetése
„15 000 euró könyvelési nyereség, de nincs pénz a számlán." Ez teljesen lehetséges és állandóan előfordul. A számviteli eredmény tartalmazza a kibocsátott, de még be nem szedett számlákat, a könyvelésített, de még ki nem fizetett költségeket, az amortizációkat, amelyek nem felelnek meg a készpénzmozgásnak.
Megoldás: kövesse külön az eredményt (a könyvelővel) és a likviditást (a bankkivonattal és a pénzügyi tervvel). Ezek két különböző információ, és mindkettőre szükség van.
6. hiba: könyvelő választása ár alapján
Egy 80 eurós havi könyvelő, aki csak bejegyzést és mérleget készít, kockázat. Egy 200 eurós havi könyvelő, aki figyelmezteti likviditásadra, optimalizálja a bérét és tanácsot ad a döntésekben, az egy beruházás.
Megoldás: válasszon egy olyan könyvelőt, aki megérti a kisvállalkozásokat (nem egy olyan iroda, amely elsősorban 50 alkalmazottú kkv-ket kezeli), aki gyors, és akinek tanácsadási szerepe van, nem csak technikusi.
A könyvelés nem szükséges rossz. Ez egy irányítási eszköz. Az a vállalkozók, akik sikeresek, azok, akik havonta megnézik a számaikat.