Efter 8 år tillbringa som köpare i en territoriell kollektivitet är bilden klar. En slutsats är oundviklig: de ärenden som förlorar liknar varandra alla. Samma misstag återkommer, ansökan efter ansökan.
Misstag 1: svara på allt
Det är syndromet "man vet aldrig". Du ser ett anbudsförfrågan som vagt ligger inom ditt område, och du svarar. Dåligt. För att du inte har tid att ta hand om ärendet ordentligt, och resultatet syns.
Regeln: svara endast på upphandlingar där du har en riktigt chans. Fråga dig själv ärligt: "Har jag referenser inom detta specifika område? Kan jag mobilisera de medel som efterfrågas? Är beloppet värt den tid jag kommer att investera?"
Om svaret inte är ja tre gånger, gå vidare.
Misstag 2: kopiera och klistra in sitt tekniska dokument
Offentliga köpare läser dussintals tekniska dokument per upphandling. De upptäcker omedelbar en generisk text. Stycket "vi är ett dynamiskt och responsivt företag grundat 2015" övertalar ingen.
Varje tekniskt dokument måste anpassas till den specifika upphandlingen. Använd orden från kravspecifikationen, svara punkt för punkt på kraven, illustrera med relevanta exempel.
Misstag 3: försumma priset
Många små företag tror att teknisk kvalitet går före allt. I verkligheten är viktningen av priskriterierna i MAPA ofta 40 till 60%. Ett exceptionellt tekniskt dokument med ett pris 30% över marknaden kommer inte att gå igenom.
Gör dina beräkningar, känn dina verkliga kostnader och positionera dig till rätt pris. Inte det lägsta — till rätt pris.
Misstag 4: lämna in i sista minuten
Digitaliseringsplattformen låser sig kl. 17:00 på dagen D. Den väntar inte på dig. Och tekniska problem uppstår alltid vid värsta tillfället: utlöpt signeringscertifikat, för stor fil, långsam anslutning.
Mitt råd: lämna in ditt anbud 48 timmar före deadline. Du kan alltid lämna in en modifierad version senare (bara den senaste versionen räknas).
Misstag 5: glömma ett dokument
Saknat dokument = ej godkänt. Köparen kan be dig att fylla på ditt ärende inom 48 timmar (det är hennes skönsmässiga bedömning), men är inte skyldig. Ta inte denna risk.
Skriv ut listan över nödvändiga dokument. Bocka av varje dokument. Låt någon annan kontrollera. Denna disciplin eliminerar 90% av de administrativa avslagens.
Misstag 6: ignorera varianter
När anbudsförfrågan tillåter varianter, ta denna möjlighet. Det är ditt område för kreativitet. Du kan föreslå en alternativ lösning, ett optimerat schema, en tilläggtjänst. Det är ofta varianten som gör skillnaden mellan två närliggande anbud.
Misstag 7: inte be om analyserapporten efter ett avslag
Det är din rätt (artikel R2181-4 i Code de la commande publique). Köparen måste informera dig om skälen för avslagen och egenskaperna hos det valda anbudet. Denna information är värd guld: den säger dig exakt vad du måste förbättra nästa gång.
Be systematiskt om denna återmatning. Och använd den.
Att svara på anbudsförfrågningar är ett hantverk. Ju mer du gör det, desto bättre blir du. Den genomsnittliga konverteringsgraden för ett erfaret små- och medelstort företag är 25 till 30%.