Het cijfer komt terug in alle onderzoeken: tussen 75% en 80% van de bedrijfsuitvallen zijn niet gerelateerd aan een winstgebrek, maar aan een kasstroomprobleem. Het bedrijf heeft klanten, een orderportefeuille, soms zelfs boekhoudkundige winsten. Maar het heeft op het juiste moment niet het geld in kas.
Het verschil dat doodt
Het mechanisme is eenvoudig: u betaalt uw leveranciers en personeelsleden voordat uw klanten u betalen. Dit verschil wordt het werkkapitaalbehoefte (BFR) genoemd.
Concreet voorbeeld: u bent vakman, u koopt materialen voor 5.000 euro (betaling binnen 30 dagen), u voert de klus in 15 dagen uit, u factureert 12.000 euro (betaling door de klant binnen 45 dagen). Resultaat: u moet de leverancier betalen 15 dagen voordat u door de klant wordt betaald. Vermenigvuldig met 5 gelijktijdige klussen en het gat kan 25.000 euro bereiken.
De 5 gouden regels van de kasstroom
Regel 1: de maandelijkse kasstroomprognose
Niet de prognose van het businessplan — die is jaarlijks en te onnauwkeurig. Een echte maandelijkse kasstroomtabel, idealiter week voor week, die een lijst maakt van:
- De verwachte inkomsten (verzonden facturen, aanbevelingen, subsidies)
- De zekere uitgaven (huur, salarissen, URSSAF, leveranciers)
- Het kassaldo aan het einde van de periode
Werk deze tabel elke week bij. U ziet de kasstroomgaten 4 tot 6 weken van tevoren aankomen, wat tijd laat om te reageren.
Regel 2: onmiddellijk factureren
De tijd tussen het einde van de dienstverlening en het uitstellen van de factuur is gratis verloren tijd. Toch wachten veel ondernemers tot het einde van de maand om batchgewijs te factureren. Elke dag vertragingen bij factureren is een dag kasstroom minder.
Factureer op de dag van levering. Configureer uw facturatiesoftware om automatisch uit te geven.
Regel 3: aanmanen zonder schuldgevoel
Een klant die niet op het vervaldatum betaalt, dat gebeurt. Maar 3 maanden wachten voordat u aanmaant, is uw fout. Stel een geautomatiseerd aanmaningsproces in:
- D+3 na vervaldatum: aanmaning per e-mail (vriendelijke toon)
- D+10: aanmaning per telefoon
- D+20: aangetekend schrijven
- D+30: overdracht aan een incassobureau
De meeste betalingsverzuimen worden opgelost met de eerste aanmaning. Het probleem is wanneer niemand aanmaant.
Regel 4: een veiligheidskussen opbouwen
De standaardaanbeveling is om 2 tot 3 maanden vaste lasten beschikbaar in kasstroom te hebben. Voor een bedrijf met 8.000 euro maandelijkse lasten vertegenwoordigt dit 16.000 tot 24.000 euro.
Dit kussen wordt geleidelijk opgebouwd: leg 5% van elke inkomst opzij op een daarvoor bestemde rekening. Na 18 maanden hebt u uw reserve.
Regel 5: betalingstermijnen vooraf onderhandelen
Met uw leveranciers onderhandelt u over langere betalingstermijnen (45 of 60 dagen). Met uw klanten onderhandelt u over aanbevelingen bij bestelling (30% tot 50%). Het doel is de BFR te verminderen, dat wil zeggen het verschil tussen uitgaven en inkomsten.
Financieringstools voor werkkapitaal
Wanneer het kasstroomgat structureel is (uw activiteit vergt het), zijn er verschillende oplossingen:
- Factoring — u cedeert uw facturen aan een instantie die u onmiddellijk 80 tot 95% van het bedrag uitbetaalt. Kosten: 0,5% tot 3% van de factuur.
- De Dailly — verpanding van beroepsvorderingen bij uw bank. Goedkoper dan factoring maar stijver.
- Disconto — voorschot op wissel. Klassiek maar uit de mode.
- Rood staan — onderhandel hierover voordat u het nodig hebt. Wanneer u in het rood zit, is de bank minder geneigd u te helpen.
Kasstroom wordt bestuurd, niet ondergaan. Een goede prognose is beter dan tien gebeden.