Mijn boekhouder zei me ooit: "De klanten die ik verlies, zijn niet degenen die failliet gaan. Het zijn degenen die failliet gaan vanwege fouten die ik had kunnen voorkomen als ik ze eerder had gezien." Hij had gelijk. De meeste boekhoudkundige problemen van kleine bedrijven zijn niet technisch — ze zijn gedragsmatig.
Fout 1: persoonlijke rekening en bedrijfsrekening door elkaar halen
Dit is fout nummer 1 qua frequentie. De ondernemer gebruikt zijn persoonlijke kaart om een leverancier te betalen, stort een klantcheque op zijn persoonlijke rekening, doet een overboeking tussen de twee rekeningen zonder bewijsstuk.
Resultaat: op het moment van de balans besteedt de boekhouder uren aan het ontwarren van transacties. De btw wordt verkeerd berekend. De belastingdienst, bij controle, kwalificeert de bewegingen opnieuw als persoonlijke opnames en herziet.
De oplossing: een speciale zakelijke bankrekening vanaf dag 1. Alle zakelijke uitgaven gaan via deze rekening, alle inkomsten ook. Als u een persoonlijke uitgave voorschiet, dient u een behoorlijk opgestelde onkostennota in.
Fout 2: geen voorziening treffen voor sociale lasten
In micro-onderneming is het eenvoudig: de lasten zijn evenredig met de omzet, u betaalt ze naarmate ze ontstaan. Maar in een bedrijf (SARL, SAS) worden de sociale bijdragen van de directeur met één jaar vertraging afgevraagd, op basis van het inkomen van N-1.
Concreet: in uw eerste jaar betaalt u een minimumbijdrage (ongeveer 1.100 euro). In het tweede jaar regulariseert de URSSAF op basis van uw werkelijke inkomen. Als u jezelf 40.000 euro in het eerste jaar hebt uitgekeerd, kan de regularisering 15.000 euro in één keer bedragen.
De oplossing: spaart maandelijks 40 tot 45% van uw directeurssalaris op een speciale spaarrekening. Wanneer de regularisatieaanvraag binnenkomt, is het geld er.
Fout 3: verzamelde btw vergeten
U factureert 1.200 euro inclusief btw. Uw klant betaalt u 1.200 euro. U geeft 1.200 euro uit. Probleem: 200 euro van deze 1.200 behoren niet aan u — dat is de btw die u aan de staat moet afdragen.
Dit is de klassieke valstrik: het btw-geld uitgeven zonder het te beseffen. Op het moment van aangifte moet u het geld eruit halen en het is er niet meer.
De oplossing: draag bij ontvangst van een betaling het btw-bedrag (16,7% van het totaal bedrag voor een tarief van 20%) over naar een aparte rekening. Raak dit geld nooit aan.
Fout 4: uw bewijsstukken eenmaal per jaar indelen
"Alles zal in januari aan de boekhouder gegeven worden." De zin die alle boekhoudkundigen doet huiveren. Omdat u in januari de helft van de facturen mist, u niet meer weet wat bepaalde debiteringen voorstellen, en de boekhouder moet raden.
De oplossing: scan of fotografeer elk bewijsstuk dezelfde dag (apps zoals Dext, Pennylane of Indy doen dit in 10 seconden). Indelen per maand. Stuur minstens elk kwartaal naar uw boekhouder.
Fout 5: resultaat en liquiditeit niet onderscheiden
"15.000 euro boekhoudkundig winst, maar geen geld op de rekening." Dit is volkomen mogelijk en gebeurt voortdurend. Het boekhoudkundig resultaat omvat facturen die zijn uitgegeven maar nog niet zijn ontvangen, kosten die zijn geboekt maar nog niet zijn betaald, afschrijvingen die niet overeenkomen met enige kasbeweging.
De oplossing: volg uw resultaat afzonderlijk (met uw boekhouder) en uw liquiditeit (met uw rekeningafschrift en uw liquiditeitsplan). Dit zijn twee verschillende informaties en beide zijn nodig.
Fout 6: uw boekhouder kiezen op prijs
Een boekhouder voor 80 euro per maand die alleen input en balans doet, is een risico. Een boekhouder voor 200 euro per maand die u waarschuwt voor uw liquiditeit, uw salaris optimaliseert en u begeleidt bij uw beslissingen, is een investering.
De oplossing: kies een boekhouder die kleine bedrijven begrijpt (geen kantoor dat vooral MKB's met 50 werknemers behandelt), die reactief is, en die een raadgevingsrol speelt, niet alleen een technische rol.
Boekhouden is geen noodzakelijk kwaad. Het is een besturingsinstrument. Ondernemers die slagen, zijn degenen die elke maand naar hun cijfers kijken.