Mano buhalteris kartą man pasakė: „Klientus, kuriuos prarastu, nėra tie, kurie bankrutuoja. Tai tie, kurie bankrutuoja dėl klaidų, kurių būčiau galėjęs išvengti, jei būčiau juos pastebėjęs anksčiau." Jis turėjo teisę. Dauguma mažų ir vidutinių įmonių buhalterinių problemų nėra techninės — jos yra elgesio.
1 klaida: asmeninės ir verslo sąskaitos sumaišymas
Tai dažniausia klaida. Savininkas naudoja asmeninę kortelę tiekėjui mokėti, įmoka kliento čekį į asmeninę sąskaitą, atliks pervedimą tarp dviejų sąskaitų be dokumento.
Rezultatas: balanso metu buhalteris praleidžia valandas išsiaiškinęs operacijas. PVM apskaičiuojamas neteisingai. Administracija, atliekant patikrą, reklasifikuoja judėjimus kaip asmenines išimtas ir daro baudimą.
Sprendimas: verslo banko sąskaita skirta nuo pirmos dienos. Visos verslo išlaidos eina per šią sąskaitą, visos pajamos taip pat. Jei iš anksto padengi asmeninę išlaidą, užpildykite išlaidų ataskaitą visapusiškai.
2 klaida: nesuformuoti socialinio draudimo įmokos rezervą
Mikro versle tai paprasta: įmokos proporcingos pajamoms, mokate jas palaipsniui. Tačiau bendrovėje (UAB, SIA) vadovo socialinio draudimo įmokos yra atkeltos su vienerių metų atidėjimu, pagal N-1 metų pajamas.
Konkrečiai: pirmais metais mokate minimalų mokestį (maždaug 1 100 eurų). Antrais metais VSAFPS perskaičiuoja pagal tikrąsias jūsų pajamas. Jei pirmaisiais metais išsiskyrėte 40 000 eurų, perskaičiavimas gali siekti 15 000 eurų iš karto.
Sprendimas: kiekvieną mėnesį paskirkite 40–45% jūsų vadovo atlyginimo taupomojoje sąskaitoje. Kai atkeltos sumos paprašymas atvyksta, pinigai jau čia.
3 klaida: pamiršti surinktas PVM
Jūs išrašate sąskaitą 1 200 eurų su PVM. Jūsų klientas jums moka 1 200 eurų. Jūs išleidžiate 1 200 eurų. Problema: 200 eurų iš šių 1 200 jums nepriklauso — tai PVM, kurį turite grąžinti valstybei.
Tai klasinis spąstai: išleisti PVM pinigus to nepastebint. Deklaracijos metu reikia išimti pinigus, bet jų jau nėra.
Sprendimas: gavus mokėjimą, PVM sumą (16,7% nuo sumos su PVM esant 20% tarifui) tuoj pat perkelkite į atskirą sąskaitą. Niekada negriebtis šių pinigų.
4 klaida: dokumentus klasifikuoti kartą per metus
„Viskas bus perduota buhalterui sausį." Frazė, kuri verčia sudrėbti visus buhalterius. Nes sausį jums trūksta pusės sąskaitų, jūs nebeatsimenatė ko reiškia tam tikras debetas, o buhalteris turi spėti.
Sprendimas: skaitmeninkite arba fotografuokite kiekvieną dokumentą tą pačią dieną (programos tokios kaip Dext, Pennylane ar Indy tai daro per 10 sekundžių). Klasifikuokite pagal mėnesį. Perduokite buhalterioui bent kartą per ketvirtį.
5 klaida: neskirtinguoti rezultato ir likvidumo
„15 000 eurų buhalterinio pelno, bet pinigų sąskaitoje nėra." Tai visiškai įmanoma ir taip atsitinka nuolat. Buhalterinis rezultatas apima išrašytas, bet dar neapmokėtas sąskaitas, apskaitytas, bet dar neišmokėtas išlaidas, nusidėvėjimus, kurie neatitinka jokio grynųjų pinigų judėjimo.
Sprendimas: sekite atskirai jūsų rezultatą (su savo buhalteriu) ir jūsų likvidumą (su savo banko išrašu ir likvidumo planu). Tai dvi skirtingos informacijos ir abi yra būtinos.
6 klaida: pasirinkti buhalterį pagal kainą
Buhalteris už 80 eurų per mėnesį, kuris tik gauna duomenis ir daro balansą, yra rizika. Buhalteris už 200 eurų per mėnesį, kuris jus perspėja apie jūsų likvidumą, optimizuoja jūsų atlyginimą ir parempia jūsų sprendimus, yra investicija.
Sprendimas: pasirinkite buhalterį, kuris supranta mažas ir vidutines įmones (o ne kabinetą, kuris daugiausia aptarnauja 50 darbuotojų įmones), kuris yra reaktyvus ir vaidina konsultanto vaidmenį, ne tik techniko.
Buhalterija nėra būtinas blogis. Tai yra vadybos įrankis. Verslininkus, kurie pasiekia sėkmę, yra tie, kurie žiūri į savo skaičius kiekvieną mėnesį.