Moj je računovođa jednom rekao: "Klijente koje izgubim nisu oni koji padaju u stečaj. To su oni koji padaju u stečaj zbog grešaka koje bih mogao izbjeći da sam ih vidio prije." Imao je pravo. Većina računovodstvenih problema malih poduzeća nisu tehnički — oni su bihevioralni.
Greška 1: miješanje osobnog i poslovnog računa
Ovo je greška broj 1 po učestalosti. Poduzetniku koristi svoju osobnu karticu da plati dobavljaču, uplaćuje čekove klijenta na svoj osobni račun, pravi transfere između dva računa bez dokaza.
Rezultat: u trenutku izrade bilance, računovođa provodi sate razjednavajući operacije. PDV je pogrešno izračunat. Porezna uprava, u slučaju provjere, presvrstava kretnje kao osobna podizanja i uvodi ispravljene poreze.
Rješenje: profesionalni bankovni račun namenski otvoren od 1. dana. Svi poslovni rashodi prolaze kroz taj račun, svi primici također. Ako avansulate osobni rashod, napravite formalnu notu o troškovima.
Greška 2: ne osiguravati socijalne doprinose
U mikro-poduzeću, jednostavno je: doprinosi su proporcionalni prihodima, plaćate ih kako dolaze. Ali u društvu (d.o.o., d.d.), socijalni doprinosi vlasnika pozivaju se s godinu dana zakašnjenja, na osnovi dohotka N-1.
Konkretno: prve godine, plaćate minimalnu naknadu (oko 1 100 eura). Druge godine, URSSAF vrši regularizaciju na osnovi vašeg stvarnog dohotka. Ako ste si isplatili 40 000 eura prve godine, regularizacija može dosegnuti 15 000 eura odjednom.
Rješenje: svaki mjesec osigurajte 40 do 45% vašeg honorara menadžera na namenskom štednom računu. Kada poziv za regularizaciju stigne, novac je tamo.
Greška 3: zaboraviti prikupljeni PDV
Fakturirate 1 200 eura s PDV-om. Vaš klijent vam plati 1 200 eura. Potrošite 1 200 eura. Problem: 200 eura od tih 1 200 nije vaše — to je PDV koji trebate vratiti državi.
To je klasična zamka: potrošiti PDV novac bez primjećivanja. U trenutku prijave, trebate izdvojiti novac i njega više nema.
Rješenje: čim primiš uplatu, prebacite iznos PDV-a (16,7% od ukupne vrijednosti s PDV-om za stopu od 20%) na poseban račun. Nikada ne dirujte taj novac.
Greška 4: arhiviranje dokaza jednom godišnje
"Sve će biti predano računovaču u siječnju." Rečenica koja čini da se svi stručnjaci za računovodstvo drhtaju. Jer u siječnju nedostaje vam polovica faktura, ne sjećate se što predstavlja neki debit, a računovođa mora pogađati.
Rješenje: skenirajte ili fotografirajte svaki dokaz isti dan (aplikacije kao Dext, Pennylane ili Indy to rade u 10 sekundi). Razvrstajte po mjesecima. Prosljeđujte računovaču najmanje svaki tromjesečje.
Greška 5: nerazlikovanje rezultata i likvidnosti
"15 000 eura računovodstvene dobiti, ali novca na računu nema." To je sasvim moguće i često se događa. Računovodstveni rezultat uključuje izdane fakture koje još nisu uplaćene, rashode koji su evideentirani ali nisu još isplaćeni, amortizacije koje ne odgovaraju nikakvu kretanju novca.
Rješenje: pratite odvojeno vaš rezultat (s vašim računovođom) i vašu likvidnost (s vašim bankovnim izvještajem i planom likvidnosti). To su dvije različite informacije i obje su neophodne.
Greška 6: biranje računovođe po cijeni
Računovođa za 80 eura mjesečno koji samo unosi podatke i radi bilanca, to je rizik. Računovođa za 200 eura mjesečno koji vas upozorava na vašu likvidnost, optimizira vašu naknadu i vas prati u vašim odlukama, to je ulaganje.
Rješenje: izaberite računovođu koji razumije mala poduzeća (ne ured koji se uglavnom bavi poduzećima od 50 zaposlenih), koji je reaktivan, i koji igra ulogu savjetnika, ne samo tehničara.
Računovodstvo nije potrebno zlo. To je alat upravljanja. Poduzetnici koji uspijevaju su oni koji gledaju svoje brojeve svakog mjeseca.