8 vuoden jälkeen hankintojen parissa julkisella sektorilla tilanne on selkeä. Yhdessä huomattavassa asiassa ei ole epäselvyyttä: häviävät tarjoukset muistuttavat toisiaan. Samat virheet toistuvat tarjous tarjoukselta.
Virhe 1: vastata kaikkeen
Tämä on "ei voi koskaan tietää" -syndrooma. Näet kilpailututkinnon, joka liittyy löyhästi omaan alallesi, ja vastaat siihen. Huonosti. Koska sinulla ei ole aikaa huolehtia tarjouksesta kunnolla, ja tulos näkyy.
Sääntö: vastaa vain tarjouksiin, joissa sinulla on todellinen mahdollisuus voittaa. Kysy itseltäsi rehellisesti: "Onko minulla referenssejä tällä tietyllä alalla? Pystyykö minä mobilisoimaan vaaditut resurssit? Oikeuttaako summa siihen käyttämääni aikaan?"
Jos vastaus ei ole kolme kertaa kyllä, siirry eteenpäin.
Virhe 2: kopioida tekniikan muistio
Julkiset hankkijat lukevat kymmenittäin teknisiä muistioita per tarjous. He havaitsevat välittömästi geneerisen tekstin. Kappale "olemme dynaaminen ja reagoiva yritys, joka perustettiin 2015" ei vakuuta ketään.
Jokainen tekniikan muistio on mukautettava kyseiselle tarjoukselle. Ota hankintojen tekniset erittelyt uudelleen, vastaa vaatimuksiin kohta kohdalta, havainnollista asiaankuuluvilla esimerkeillä.
Virhe 3: laiminlyödä hinta
Monet pienet ja keskisuuret yritykset ajattelevat, että tekninen laatu voittaa kaiken. Todellisuudessa pienissä hankinnoissa hinnan painotus on usein 40–60 prosenttia. Poikkeuksellinen tekniikan muistio 30 prosenttia markkinahintaa korkeammalla hinnalla ei mene läpi.
Tee laskelmasi, tunne todelliset kustannuksesi ja asetu oikean hinnan tasolle. Ei halvinta — oikean hinnan tasolle.
Virhe 4: lähettää viime hetkellä
Sähköinen toimittamisalusta jäätyy klo 17:00 päätöspäivänä. Se ei odota sinua. Ja tekniset ongelmat tulevat aina pahimpaan aikaan: allekirjoitussertifikaatti on vanhentunut, tiedosto on liian suuri, yhteys on hidas.
Neuvoni: lähetä tarjouksesi 48 tuntia ennen määräaikaa. Voit aina lähettää muokatun version myöhemmin (vain viimeinen versio otetaan huomioon).
Virhe 5: unohtaa asiakirjan
Puuttuva asiakirja = ei hyväksyttävä. Hankkija voi pyytää sinua täydentämään tarjouksesi 48 tunnin kuluessa (se on hänen harkinnanvaraisesti), mutta hän ei ole velvoitettu siihen. Älä ota tätä riskiä.
Tulosta vaadittujen asiakirjojen luettelo. Merkitse kukin asiakirja. Pyydä jotakuta muuta tarkistamaan. Tämä kurinalaisuus eliminoi 90 prosenttia hallinnollisista hylkäämisistä.
Virhe 6: jättää huomioimatta vaihtoehdot
Kun tarjouspyyntö sallii vaihtoehdot, hyödynnä tätä mahdollisuutta. Se on luovuudellesi varattu tila. Voit ehdottaa vaihtoehtoista ratkaisua, optimoitua aikataulua, lisäpalvelua. Usein juuri vaihtoehto tekee eron kahden lähes samanlaisen tarjouksen välillä.
Virhe 7: ei pyytää analyysiraporttia hylkäämisen jälkeen
Se on oikeutesi (julkisen hankinnan lain R2181-4 artikla). Hankkija on velvollinen kertomaan sinulle hylkäämisen syyt ja valitun tarjouksen ominaisuudet. Nämä tiedot ovat kullalla arvokkaat: ne kertovat sinulle tarkalleen, mitä sinun tulee parantaa seuraavalla kerralla.
Pyydä tämä palaute järjestelmällisesti. Ja hyödynnä sitä.
Tarjouspyyntöihin vastaaminen on ammatti. Mitä enemmän niitä teet, sitä parempi sinusta tulee. Kokeneen pienelle ja keskisuurelle yritykselle tyypillinen muuntamisaste on 25–30 prosenttia.