Μετά από 8 χρόνια που έχω περάσει σε τοπική αυτοδιοίκηση στην πλευρά του αγοραστή, το συμπέρασμα είναι σαφές. Ένα συμπέρασμα επιβάλλεται: τα αρχεία που χάνονται είναι όλα ίδια. Τα ίδια λάθη επαναλαμβάνονται, αίτηση μετά αίτηση.
Λάθος 1: απάντηση σε όλα
Είναι το σύνδρομο του "δεν ξέρουμε ποτέ". Βλέπετε να περνάει ένα δημόσιο διαγωνισμό ελαφρώς στο πεδίο σας και απαντάτε. Κακώς. Γιατί δεν έχετε χρόνο να φροντίσετε το αρχείο και το αποτέλεσμα φαίνεται.
Ο κανόνας: απαντήστε μόνο στις δημοπρασίες όπου έχετε πραγματική ευκαιρία. Ρωτήστε τον εαυτό σας ειλικρινά: "Υπάρχουν αναφορές σε αυτόν τον συγκεκριμένο τομέα; Μπορώ να ενεργοποιήσω τα ζητούμενα μέσα; Το ποσό δικαιολογεί το χρόνο που θα επενδύσω;"
Αν η απάντηση δεν είναι τρεις φορές ναι, προχωρήστε.
Λάθος 2: αντιγραφή και επικόλληση του τεχνικού δελτίου
Οι δημόσιοι αγοραστές διαβάζουν δεκάδες τεχνικά δελτία ανά δημοπρασία. Ανιχνεύουν αμέσως ένα γενικό κείμενο. Η παράγραφος "είμαστε μια δυναμική και αποκρουστική εταιρεία ιδρυθείσα το 2015" δεν πείθει κανέναν.
Κάθε τεχνικό δελτίο πρέπει να προσαρμοστεί στη συγκεκριμένη δημοπρασία. Επαναλάβετε τους όρους της τεχνικής προδιαγραφής, απαντήστε σημείο προς σημείο στις απαιτήσεις, επεξηγήστε με σχετικά παραδείγματα.
Λάθος 3: αμέλεια της τιμής
Πολλές μικρές επιχειρήσεις πιστεύουν ότι η τεχνική ποιότητα έχει προτεραιότητα. Στην πραγματικότητα, στις MAPA, η βαρύτητα του κριτηρίου τιμής είναι συχνά 40 έως 60%. Ένα εξαιρετικό τεχνικό δελτίο με τιμή 30% πάνω από την αγορά δεν θα περάσει.
Κάντε τους υπολογισμούς σας, γνωρίστε τα πραγματικά κόστη σας και θέστε τον εαυτό σας στη δίκαιη τιμή. Όχι τη χαμηλότερη — τη δίκαιη τιμή.
Λάθος 4: υποβολή στην τελευταία στιγμή
Η πλατφόρμα αποψηφιοποίησης παγώνει στις 17:00 την ημέρα J. Δεν θα σας περιμένει. Και τα τεχνικά προβλήματα έρχονται πάντα στη χειρότερη στιγμή: λήξη πιστοποιητικού υπογραφής, αρχείο πολύ μεγάλο, αργή σύνδεση.
Η συμβουλή μου: υποβάλετε την προσφορά σας 48 ώρες πριν από την προθεσμία. Μπορείτε πάντα να υποβάλετε μια τροποποιημένη έκδοση στη συνέχεια (λαμβάνεται υπόψη μόνο η τελευταία έκδοση).
Λάθος 5: ξέχασμα ενός εγγράφου
Ελλείπον έγγραφο = μη παραδεκτό. Ο αγοραστής μπορεί να σας ζητήσει να συμπληρώσετε το αρχείο σας εντός 48 ωρών (είναι στη διακριτική ευχέρεια του), αλλά δεν υποχρεούται. Μην αναλάβετε αυτόν τον κίνδυνο.
Εκτυπώστε τη λίστα των απαιτούμενων εγγράφων. Σημειώστε κάθε έγγραφο. Ζητήστε επαλήθευση από κάποιον άλλο. Αυτή η πειθαρχία εξαλείφει το 90% των διοικητικών απορρίψεων.
Λάθος 6: αγνόηση των παραλλαγών
Όταν ο διαγωνισμός επιτρέπει παραλλαγές, αξιοποιήστε αυτή την ευκαιρία. Είναι ο χώρος της δημιουργικότητάς σας. Μπορείτε να προτείνετε ένα εναλλακτικό σχέδιο, ένα βελτιστοποιημένο χρονοδιάγραμμα, μια πρόσθετη υπηρεσία. Είναι συχνά η παραλλαγή που κάνει τη διαφορά μεταξύ δύο κοντινών προσφορών.
Λάθος 7: μη αίτηση της έκθεσης ανάλυσης μετά από απόρριψη
Είναι το δικαίωμά σας (άρθρο R2181-4 του Κώδικα Δημόσιας Προμήθειας). Ο αγοραστής πρέπει να σας κοινοποιήσει τους λόγους της απόρριψης και τα χαρακτηριστικά της εκλεγείσας προσφοράς. Αυτή η πληροφορία αξίζει χρυσού: σας λέει ακριβώς τι πρέπει να βελτιώσετε την επόμενη φορά.
Ζητήστε συστηματικά αυτό το σχόλιο. Και χρησιμοποιήστε το.
Η απάντηση στους δημόσιους διαγωνισμούς είναι ένα επάγγελμα. Όσο περισσότερα κάνετε, τόσο καλύτερα γίνεστε. Το ποσοστό μετατροπής μιας έμπειρης μικρομεσαίας επιχείρησης είναι 25 έως 30%.