Můj účetní mi jednou řekl: "Klienty, které ztrácím, nejsou ti, kteří zbankrotují. Jsou to ti, kteří zbankrotují kvůli chybám, kterým jsem mohl zabránit, kdybych je viděl dřív." Měl pravdu. Většina účetních problémů malých podniků není technického charakteru – jsou chováním založené.
Chyba 1: Míchání osobního a pracovního účtu
Je to nejčastější chyba. Zakladatel používá svou osobní kartu k placení dodavatele, vybírá šek od klienta na svůj osobní účet, provádí převody mezi účty bez dokladu.
Výsledek: V okamžiku bilance si účetní vezme hodiny na rozpletení operací. DPH je vypočítána špatně. Finanční úřad může při kontrole převést pohyby jako osobní výběry a provede dodatečné vyměření.
Řešení: Dedikovaný pracovní bankovní účet od prvního dne. Všechny pracovní výdaje jdou přes tento účet, všechny příjmy také. Pokud si půjčíte osobní výdaj, vyplňte řádně vyplnený cestovní hodinový list.
Chyba 2: Nerezervace sociálních pojistných odvodů
U živností je to jednoduché: pojistné je úměrné obratu, platíte ho postupně. Ale u společnosti (s.r.o., a.s.), se sociální pojistné dirigenta vyžaduje s jednoročním zpožděním na základě příjmu roku N-1.
V praxi: V prvním roce platíte minimální zálohu (přibližně 1 100 eur). Ve druhém roce ČSSZ reguluje podle vašího skutečného příjmu. Pokud jste si v prvním roce vzali 40 000 eur, regulace může dosáhnout 15 000 eur najednou.
Řešení: Rezervujte si měsíčně 40 až 45 % své manažerské odměny na dedikovaný spořící účet. Když přijde výzva k regulaci, peníze jsou tam.
Chyba 3: Zapomenout na shromážděnou DPH
Vystavíte fakturu za 1 200 eur včetně DPH. Váš klient vám zaplatí 1 200 eur. Utratíte 1 200 eur. Problém: 200 eur z těchto 1 200 vám nepatří – je to DPH, kterou musíte vrátit státu.
To je klasická past: utratit peníze DPH bez povšimnutí. V okamžiku deklarace je třeba vydat peníze a už tam nejsou.
Řešení: Jakmile obdržíte platbu, převeďte částku DPH (16,7 % z ceny bez DPH pro sazbu 20 %) na samostatný účet. Nikdy se k těmto penězům nepřibližujte.
Chyba 4: Třídění dokladů jednou za rok
"Vše bude předáno účetnímu v lednu." Věta, kterou chvějí všichni daňoví poradci. Protože v lednu vám chybí polovina faktur, nepamatujete si, co představuje daný debet, a účetní si to musí uhodnout.
Řešení: Naskenujte nebo vyfotografujte každý doklad v ten samý den (aplikace jako Dext, Pennylane nebo Indy to zvládnou za 10 sekund). Seřaďte podle měsíců. Předejte svému účetnímu minimálně jednou čtvrtletí.
Chyba 5: Nerozlišování mezi výsledkem a likviditou
"15 000 eur účetního zisku, ale žádné peníze na účtu." Je to zcela možné a stává se to neustále. Účetní výsledek zahrnuje vystavené faktury, které ještě nebyly zaplaceny, a účtované náklady, které ještě nebyly vyráženy, a odpisy, které neodpovídají žádnému pohybu hotovosti.
Řešení: Sledujte samostatně svůj výsledek (s vaším účetním) a likviditu (se svým bankovním výpisem a plánem likvidity). Jedná se o dva různé údaje a oba jsou nezbytné.
Chyba 6: Volba účetního podle ceny
Účetní za 80 eur měsíčně, který provádí pouze zápis a bilanci, je rizikem. Účetní za 200 eur měsíčně, který vás upozorňuje na likviditu, optimalizuje vaši odměnu a doprovází vás v rozhodnutích, je to investice.
Řešení: Zvolte si účetního, který rozumí malým podnikům (ne kancelář, která se zabývá především střední velkými podniky s 50 zaměstnanci), který je reaktivní a hraje roli poradce, ne jen technika.
Účetnictví není nutné zlo. Je to nástroj řízení. Podnikatelé, kteří uspějí, jsou ti, kteří se každý měsíc dívají na svá čísla.